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南开大学图书馆“智慧”手段管理座位资源

来源: 南开新闻网     发稿时间: 2017-05-09 09:20

动动手指即可预约座位  “签到使用”遏制占座
 

  南开新闻网讯(记者 吴军辉 学生记者 乔丽楠 孙璇 摄影 吴军辉)每到考试周、考研季,网络上各大高校图书馆前堪比春运的排队景象总是令人唏嘘不已。座位资源紧张、占座不到等情况都令高校图书馆管理者头疼不已。随着南开大学津南校区的建成投用,图书馆的座位资源大幅增加。与此同时,一套基于移动互联网的“座位管理系统”也投入使用,引导学生规范、有序地使用图书馆资源。

  秩序井然IC空间

  IC空间,全称是信息共享空间(Information Commons),旨在整合互联网络、计算机软硬件设施以及各种图书馆资源,在训练有素的图书馆员、信息技术人员的帮助下,用户开展学习、交流、研讨等多种活动。

  南开大学津南校区图书馆的IC空间包括36个研读间和30个研讨室,分布在3至5层。研读间供单人使用,内有自习桌椅、电源、网络端口、校园WIFI等;研讨室有大小两种,分别配有6人、10人桌椅,除网络外,还设有超短焦投影、电子白板、触控一体机等多媒体设备。

  更令人关注的是,为方便师生使用,IC空间推出网络预约、微信预约服务。同时,为了让读者有序使用,避免资源浪费,IC空间的管理机制设计十分严格。

  读者可预约3天之内(含当天)开放时间的任意时段,预约时长最短为2小时,最长为14小时,每日限约1次。在使用时间结束前20分钟内,可以重新预约其它房间或当前正在使用的房间(如无其他读者预约)。

  预约成功后,读者将收到预约成功的邮件或短信通知。读者应在约定时间到达研读间并刷卡签到。如因故无法赴约,需提前登录系统删除预约。如超过预约时间30分钟未刷卡签到,读者则会被记违约1次,扣个人信用积分100分,同时当次预约自动取消。使用过程中,读者如一次性离开房间超过60分钟,所用房间将被系统自动释放,同时读者被记违约1次,扣个人信用积分100分。

  该系统会自动合并读者在研读间、研讨室等所有场所产生的违约总数。若读者累计违约3次,个人信用积分将被清零,系统也将暂停违约者15天内的新增预约权限。

  津南校区图书馆读者服务二部工作人员李诗苗说:“预约使用,保证秩序的同时也可避免资源的浪费。信用积分及违约惩罚的机制一定程度上督促读者规范使用,也可避免占座等不良现象。”

  普通座位也可“网” 但问津者寥寥

  图书馆读者服务部的数据显示,IC空间自2015年9月推出以来,颇受读者欢迎。截至目前,IC空间使用总人次约2.7万,其中研读间17364人次,研讨室9537人次。

  同时,位于津南校区图书馆二楼西侧多媒体区的智能管理也已经较为成熟。学生可通过刷卡系统看到未被使用的设备,先刷卡认证身份,确认设备无故障后再登陆上机。先开机再登陆,避免了学生因设备故障而需重新预约的麻烦。工作人员介绍,此举也是对智能预约系统的人性化调整。

  “微信预约的方式越来越受学生的青睐。单人自习间几乎每天都接近满员、小研讨室和大研讨室的使用量也在逐渐增加。”图书馆读者服务二部主任吴春说。

  针对普通阅览空间,南开大学津南校区图书馆也于2016年5月试运行了“座位管理系统”。该系统对中心馆3楼和4楼部分阅览座位进行统一管理,座位开放时间与中心馆开放时间相同,通过该系统选座的读者优先使用上述阅览座位。

  图书馆工作人员告诉记者,目前“座位管理系统”仅在津南校区图书馆运行。读者可通过网页或微信,预约图书馆阅览室座位,且需在预约时间开始后30分钟内,通过“选座机”或扫描座位上二维码完成签到。座位使用过程中,读者无论以何种方式出馆,须先到选座机上刷卡或通过微信“扫一扫”选择暂离/结束使用。预约未签到者,将被视为违约1次,并释放座位,违约满3次者,信用积分清零,暂停7天内新增座位预约。

  然而,记者在采访过程中发现,与IC空间的高使用率不同,普通阅览座位的“网约”貌似“遇冷”。吴春分析,应该和目前津南校区图书馆的座位总量比较充裕有关。

  “随着津南校区读者人群的不断增加,公共资源容量有限,我们认为预约使用模式也有一定的推广意义。”李诗苗说。

  自由使用?还是信息化管理?看法不一

  2015级软件学院本科生于兆琨认为,IC空间的利用问题主要体现在平时的不充分利用和考试前夕的过度拥挤。舒适的单人研讨室是静心学习的好地方,但也有一些同学在预定之后突然有事不能到场,造成对本时段资源的浪费。

  于兆琨针对上述情况建议进一步提升管理技术:“应及时弹出因违约而空出的研讨室,实时更新状态,重新开放预约。”

  针对普通座位的“网约”管理,于兆琨认为完全没有必要。“图书馆、教学楼、学院楼加起来的座位差不多人均5个。不希望限制使用教学楼、学院楼的座位资源。”

  李诗苗则认为,虽然座位资源充裕,但是也存在长期占座等各种各样的不文明行为,在读者中产生了不良的影响,打破了良好的秩序。座位管理系统和IC空间的预约使用制度可以更好地规范大家使用图书馆的行为,为师生营造一个和谐文明的阅读环境。

  政府学院2013级国际关系专业本科生耿欣伟赞同信息化管理的模式。他认为,这种科学的座位管理系统与资源是否充裕无关。原因有三:一是可以防止公共资源被浪费。二是培养同学的规则规范意识,防止乱占座的情况。三是对南开大学的学校形象、学生形象都有益处。“不管什么情况下,有序总比无序好。”耿欣伟说。

  “座位管理系统的目的不只是节约座位资源,而且也是对同学们的诚信教育,在日常的小事中养成遵守承诺的习惯。”政府学院辅导员王燕表示。

  南开大学图书馆副馆长穆祥望表示,目前津南校区的自习座位资源较为充足,除图书馆外,公共教学楼、各学院楼的教室都向学生开放,而且津南校区图书馆规模较大,目前为止尚未出现因座位不足导致的抢座等现象。

  穆祥望介绍,智能网络预约系统的使用势必改变原有的管理模式和流程。例如,需要加派工作人员时时巡查并做好解释引导等工作。“这实际上大幅增加了图书馆馆员的工作强度。同时,系统规则的完善,以及读者适应‘网约’模式,自觉遵守相关规则,都需要一定的时间‘磨合’。基于以上考虑,针对普通阅览座位,我们暂时没有强制推广,读者仍可自由使用。”

  “业内有一个共识:在座位供需紧张的情况下,一定要用预约系统进行管理,以保证公平、有序、高效地资源利用。”穆祥望表示,学校将根据学生需求与图书馆的具体情况,将该智能管理系统“本地化”,秉持“效率第一”的原则,努力为读者营造更加良好、有序的阅读环境。

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